Privé-gebruik auto van de zaak / werkgever - Geen bijtelling bij niet meer dan 500 kilometer privégebruik

Inhoudsopgave

• Auto van de werkgever
• Voor welke auto's geldt de regeling?
• Hoe werkt de regeling?
• Hoe wordt de bijtelling berekend?
• Afwijkende regels
• Regeling privégebruik auto niet van toepassing
• Geen bijtelling bij niet meer dan 500 kilometer privégebruik

Geen bijtelling bij niet meer dan 500 kilometer privégebruik

Uw werkgever hoeft niets bij uw loon te tellen als u overtuigend kunt bewijzen dat u, op kalenderjaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers.

Let op!
Hebt u een auto van uw werkgever voor een wachtdienst? Dan mag uw werkgever alle kilometers die u tijdens deze wachtdienst rijdt, onder bepaalde voorwaarden als zakelijke kilometers beschouwen.

U kunt dit bewijs op verschillende manieren leveren:

• met een sluitende rittenregistratie die u inlevert bij uw werkgever
• met een Verklaring geen privégebruik auto in combinatie met een sluitende rittenregistratie of ander soort bewijs
• met een ander soort bewijs

Wachtdienstregeling

Kan uw werkgever bewijzen dat hij aan u een auto ter beschikking heeft gesteld voor een wachtdienst (een roulatiesysteem waarbij u een bepaalde periode oproepbaar moet zijn)? Dan mag hij de kilometers die u tijdens deze wachtdienst rijdt, als zakelijke kilometers beschouwen. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

• U hebt als werknemer geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto.
• U beschikt privé over een auto die voor privégebruik evenzeer of zelfs meer geschikt is dan de auto van de werkgever.
• U moet tijdens de wachtdienst binnen redelijke afstand van uw woonplaats blijven.
• U moet de volgende gegevens bijhouden:
• het aantal kilometers dat u tijdens de wachtdienst rijdt
• het aantal en de plaats van de werkzaamheden waarvoor u opgeroepen wordt

Rittenregistratie

U kunt met een sluitende (en controleerbare) rittenregistratie bewijzen dat u, op kalenderjaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden. In de rittenregistratie moet u het volgende vermelden:

• het merk van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
• de ritgegevens
  Een rit is de enkelereisafstand tussen twee adressen.

Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s

Rijdt u met een bestelauto? Dan kunt u onder bepaalde voorwaarden volstaan met een vereenvoudigde rittenregistratie.

Rij-instructeurs

Rij-instructeurs mogen uit praktische overwegingen volstaan met het noteren per werkdag van:

• de begin- en eindkilometerstand
• de lesplaatsen die achtereenvolgens zijn bezocht

Gegevens per rit

Per rit moet u de volgende gegevens vermelden:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
• de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
• of het een privérit is of een zakelijke rit
• de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt

Voorbeeld 1
U reist heen en terug van uw woning naar uw werk. U werkt de hele dag op dezelfde plaats. De enkelereisafstand is 40 kilometer. In de rittenregistratie moet u die dag dan 2 ritten registreren: de rit van uw woning naar uw werk (40 kilometer) en de rit van uw werk naar uw woning (40 kilometer).

Voorbeeld 2
U reist van uw woning naar uw werk (enkelereisafstand 40 kilometer). Van uw werk reist u naar klant A (30 kilometer), van klant A reist u naar klant B (25 kilometer), van klant B reist u naar klant C (10 kilometer), van klant C reist u weer naar uw werk (15 kilometer) en aan het einde van de werkdag reist u van uw werk naar uw woning (40 kilometer). U moet die dag 6 ritten registreren:
- van uw woning naar uw werk (40 kilometer)
- van uw werk naar klant A (30 kilometer)
- van klant A naar klant B (25 kilometer)
- van klant B naar klant C (10 kilometer)
- van klant C naar uw werk (15 kilometer)
- van uw werk naar uw woning (40 kilometer)

Let op!
Als u tijdens een zakelijke rit 10 kilometer omrijdt, bijvoorbeeld om uw kind naar de crèche te brengen, dan zijn de 10 omrijkilometers privékilometers.

Schematisch overzicht van de gegevens voor een volledig sluitende rittenregistratie

Gegevens auto

Gegevens per rit

1. Nummer de ritten per dag.
2. Vul de route alleen in als die afwijkt van de gebruikelijke route.
3. Vul het bezoekadres in als het gaat om een zakelijke rit of als het gaat om een rit met zakelijke kilometers en privékilometers. Het bezoekadres is in beide gevallen het zakelijke adres dat u bezoekt.
4. Vul in of de rit privé was. Het karakter van een rit wordt bepaald door het doel van de rit. Als u tijdens uw werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privé-rit.
5. Vul het aantal privé-omrijkilometers in. U moet deze kolom alleen invullen als sprake is van een rit met zakelijke kilometers en privékilometers.

Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker de rit heeft gemaakt. Voeg daarvoor bijvoorbeeld een extra kolom toe.

Black-boxsystemen

Een hulpmiddel voor een rittenregistratie is een black-boxsysteem. Dit is een geautomatiseerd systeem dat de rittenregistratie ondersteunt. Het systeem legt nauwkeurig vast hoeveel kilometer met de auto is gereden. Vaak is elke afzonderlijke rit terug te vinden in de schriftelijke rapportage die op deze vastlegging is gebaseerd. Ook als u gebruikmaakt van een black-boxsysteem, moet u voldoen aan de eisen van de rittenregistratie.

Een black box mag niet uitgeschakeld kunnen worden. Bij een black box moet u zelf aangeven of het om een zakelijke rit of een privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie is daarom een relatie met andere bescheiden (zoals agenda's) nodig.

Controle op de juistheid van de rittenregistratie

Uw werkgever en de Belastingdienst kunnen de juistheid van een rittenregistratie controleren aan de hand van bijvoorbeeld:

• kantooragenda’s
• orderbriefjes
• garagenota’s
• elektronische routeplanners

Het is daarom raadzaam deze informatie en de rittenregistratie tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen.

Overeenkomst voor 'hikers'

Werkt u als 'hiker' in de autoverhuurbranche? Dan hebt u verschillende auto's uit het verhuurwagenpark van uw werkgever tot uw beschikking, die u:

• ophaalt en wegbrengt
• door de wasstraat haalt
• aftankt
• wegbrengt en ophaalt voor onderhoud en reparatie

Het bijhouden van een rittenregistratie is dan vaak een grote last. Om praktische redenen hoeft u daarom geen rittenregistratie bij te houden om het aantal gereden privékilometers te bewijzen. Uw werkgever mag dat bewijs leveren met een verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer van de auto's. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

• U vraagt geen 'Verklaring geen privégebruik auto' aan.
• Uw werkgever legt het verbod vast in een schriftelijke overeenkomst.
• Uw werkgever controleert de naleving van het verbod.
• Als u het verbod overtreedt, legt uw werkgever een sanctie op.

Verklaring geen privégebruik auto

Als u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met de auto van uw werkgever gaat rijden, kunt u een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen. Daarvoor gebruikt u het aanvraagformulier 'Verklaring geen privégebruik auto'. U kunt het aanvraagformulier downloaden of bestellen via de BelastingTelefoon.

Als u het formulier hebt ingevuld, stuurt u het naar:
Belastingdienst/Centrale invoer
Postbus 2538
6401 DA HEERLEN

U moet altijd overtuigend kunnen bewijzen dat u niet meer dan 500 privékilometers rijdt.

Let op!
Alleen u kunt de 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen. Uw werkgever kan de verklaring niet aanvragen.

Kopie van de verklaring voor uw werkgever

Als u de 'Verklaring geen privégebruik auto' hebt ontvangen, geeft u een kopie aan uw werkgever. Die moet met deze verklaring de bijtelling vanaf dat moment achterwege laten. Dit mag alleen als u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Uw werkgever laat de bijtelling niet met terugwerkende kracht achterwege over loontijdvakken waarover u het loon al hebt gekregen.

Voorbeeld
U ontvangt uw salaris per maand. Uw werkgever heeft u het salaris over mei op 23 mei betaald. Op 25 mei geeft u uw werkgever een kopie van uw 'Verklaring geen privégebruik auto'. Uw werkgever laat uw bijtelling dan voor het eerst achterwege bij de betaling van het salaris over juni.

Geldigheid van de verklaring

De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. U krijgt ieder jaar een brief van de Belastingdienst waarin staat dat u moet nagaan of de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven, gewijzigd is.

Let op!
Als de situatie niet gewijzigd is, hoeft u niets te doen. Als de situatie wel gewijzigd is, dan moet u deze wijziging doorgeven.

Geen verklaring aanvragen

Als u op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers met de auto van uw werkgever gaat rijden, kunt u geen 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen. Maar er zijn nog een aantal situaties waarin u geen verklaring aanvraagt.

Bewijslast

Ook met een 'Verklaring geen privégebruik auto' moet u altijd overtuigend kunnen bewijzen dat u met de auto niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden. Dat kan bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie.

Let op!
Werkt u in de autodealerbranche, dan kunt u gebruikmaken van het document 'Autokostenforfait' om te bewijzen dat u niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden.

Naheffingsaanslag

Wijzigingen doorgeven

Het kan zijn dat de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven, verandert. U moet een wijziging in uw situatie zo spoedig mogelijk melden aan het Landelijk Coördinatiecentrum Auto (LCA). Er kunnen zich namelijk veranderingen voordoen waardoor de verklaring moet worden ingetrokken. Voor het doorgeven van wijzigingen gebruikt u het formulier 'Wijziging of intrekking verklaring geen privégebruik auto'. U kunt dit formulier downloaden of bestellen via de BelastingTelefoon.

Let op!
Als u van werkgever verandert, hoeft u dat niet door te geven. U geeft alleen wijzigingen door die betrekking hebben op de auto.

Wijzigingen die u moet doorgeven: verklaring wordt niet ingetrokken

• U hebt een andere (bestel)auto en wilt een nieuw kenteken opgeven.
• U wilt het kenteken van de (bestel)auto opgeven, dat u nog niet wist toen u de 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvroeg.

Wijzigingen die u moet doorgeven: verklaring wordt ingetrokken

• U gaat in een kalenderjaar meer dan 500 privékilometers met de (bestel)auto van de werkgever rijden.
• U hebt geen (bestel)auto van de werkgever meer tot uw beschikking.
• U krijgt een bestelauto die u buiten werktijd niet kunt gebruiken.
• U krijgt een bestelauto waarvoor een schriftelijk verbod op het privégebruik geldt.
• U krijgt een bestelauto waarvoor uw werkgever de eindheffing toepast. Vraag uw werkgever of dit het geval is.
• U krijgt een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer. Dit is bijvoorbeeld het geval als de bestelauto alleen een bestuurdersstoel heeft en de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast.
• U krijgt een (bestel)auto waarvoor een (collectieve) afspraak voor het privégebruik geldt. Vraag uw werkgever of dit het geval is.

Als u een wijziging hebt doorgegeven

Als u een wijziging hebt doorgegeven, krijgt u binnen 8 weken bericht van de Belastingdienst over het (gewijzigde) kenteken of over de intrekking van de verklaring in de overige situaties. Als u de verklaring hebt laten intrekken, vertel dit dan zo snel mogelijk aan uw werkgever. Uw werkgever kan hier dan voor de komende loontijdvakken direct rekening mee houden. Wij informeren uw werkgever ook over de intrekking van de verklaring en wat hiervan de gevolgen zijn.

Gevolgen van een ingetrokken verklaring

Wordt de verklaring ingetrokken, maar hebt u nog wel steeds een auto van uw werkgever? Dan moet uw werkgever het voordeel van het privégebruik voortaan bij uw loon tellen. Voor de voorafgaande periode krijgt u een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en, als de maximumbijdrage nog niet op uw loon is ingehouden, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). Dit bedrag wordt eventueel verhoogd met heffingsrente en boete. Uw werkgever hoeft de eventueel nageheven inkomensafhankelijke bijdrage Zvw niet aan u te vergoeden.

Voorbeeld
U rijdt in een auto van uw werkgever met een catalogusprijs van € 20.000. U dacht dat u niet meer dan 500 privékilometers met de auto zou rijden. U hebt daarom een 'Verklaring geen privégebruik auto' aangevraagd en met ingang van 2009 gekregen. U hebt een kopie van de verklaring aan uw werkgever gegeven. U houdt een sluitende rittenregistratie bij. In september 2009 vraagt u om intrekking van de verklaring, omdat u op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers gaat rijden. De Belastingdienst trekt de verklaring in en licht uw werkgever in.

U krijgt uw loon per maand. Wij leggen u dan een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen op over een bijtelling van 9 maanden (1 januari tot en met 30 september), 9/12 x 25% x € 20.000 = € 3.750. Eventueel wordt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw nageheven, als de maximumbijdrage nog niet op uw loon is ingehouden. De aanslag kan worden verhoogd met een boete. Uw werkgever hoeft de nageheven inkomensafhankelijke bijdrage Zvw niet aan u te vergoeden.
Uw werkgever telt met ingang van 1 oktober 2009 de bijtelling per maand bij uw loon: 1/12 x 25% x € 20.000 = € 417 en houdt daarop loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw in.

Situaties waarin u geen verklaring aanvraagt

U vraagt geen verklaring aan in de volgende situaties:

• De regeling privégebruik auto is niet van toepassing.
• Uw werkgever past eindheffing toe vanwege het doorlopend afwisselende gebruik van een bestelauto.
• U hebt een overeenkomst voor 'hikers' afgesloten.

Ander bewijs

Naast de rittenregistratie, eventueel in combinatie met een 'Verklaring geen privégebruik auto', kunt u ook op een andere manier bewijzen dat u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Dit is de zogenaamde vrije bewijsleer. Sommige vormen van bewijs zijn in de praktijk wel aanvaardbaar en andere niet.

Voorbeelden van aanvaardbaar bewijs

• U houdt een sluitende rittenregistratie bij doordat u in aanvulling op uw agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten. De maandstaten levert u bij uw werkgever in.
• U en uw werkgever hebben een schriftelijke overeenkomst (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privégebruik niet is toegestaan. Daarnaast oefent uw werkgever een betrouwbare controle uit op het autogebruik. Ook bent u bij privégebruik niet verzekerd en beschikt u over een eigen auto.
• U werkt in de autodealerbranche en u maakt gebruik van het document 'Autokostenforfait'.

Let op!
Als u een bestelauto van uw werkgever hebt waarvoor een verbod op het privégebruik geldt, mag uw werkgever de regeling privégebruik auto niet toepassen als hij aan een aantal voorwaarden voldoet (zie: Regeling privégebruik auto niet van toepassing). In dat geval hoeft u dus geen ander bewijs te leveren dat u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met de bestelauto rijdt.

Onaanvaardbaar bewijs

In de volgende situaties is het bewijs niet aanvaardbaar:

• Er is uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen u en uw werkgever dat gebruik van de auto anders dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, al dan niet op straffe van een sanctie.
• De overeenkomst voorziet niet in enige vorm van controle, terwijl ook niet is gebleken dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden.
• Er is alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik en het woon-werkverkeer.

Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle bijvoorbeeld meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg tussen uw werkgever en de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden.

Bij controle door de Belastingdienst moet uw werkgever toezicht kunnen bewijzen. Uw werkgever kan ondersteunend bewijs leveren, door ook andere gegevens (die hij eventueel in overleg met ons bepaalt) voor controle beschikbaar te houden. Dat zijn bijvoorbeeld:

• black-boxregistraties
• werkroosters
• vakantieoverzichten
• ziekte- en verlofstaten
• garagenota's
• schaderapporten
• bekeuringen

Bron: www.belastingdienst.nl